با این دوره، ایمیل‌های تجاری‌ات رو بدون غلط و رسمی بنویس

فرض کنید که مدت‌های طولانی‌ای را به برنامه‌ریزی برای بهبود عملکرد کاری‌تان اختصاص می‌دهید؛ اما به یک باره و در یک چشم بر هم زدن، تمام تلاشتان دود می‌شود! این دقیقا همان بلایی است که ناآشنایی با اصول نگارش ایمیل تجاری، آن هم به زبان انگلیسی بر سر شما می‌آورد. گذراندن دوره business english سبب می‌شود که هدفمندتر ایمیل بزنید و با رعایت آنچه که باید، میزان تأثیرگذاری پیام خود را افزایش دهید.

اصول نوشتن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی

• بسیاری از افراد فکر می‌کنند که موضوع ایمیل مهم نیست؛ اما موضوع دقیقا همان چیزی است که اگر مبهم و نامشخص باشد، ممکن است اصلا ایمیلتان را باز نکنند! پس پیش از هرچیز موضوع روشن و مختصری را برای پیامتان تعیین کنید.
• متن ایمیل شما باید با یک سلام رسمی شروع شود! از نوشتن نام کوچک گیرنده‌ی پیام جدا خودداری کنید! بهتر است از عبارت‌هایی مانند Dear Sir/Madam و یا To Whom it may concern به همراه نام ‌خانوادگی فرد استفاده کنید.
• خودتان را معرفی کنید! فراموش نکنید که روابط کاری و تجاری شما در درجه‌ی اول به معرفی‌تان نیاز دارد. نام و نام خانوادگی و سمت شغلی یا مقامی که سبب شده تا این ایمیل را ارسال کنید، برای گیرنده بنویسید.
• راستش را بخواهید در دنیای شلوغ و مدرن، کسی حوصله‌ی حرف‌های اضافی، نامشخص و ناواضح را ندارد! پیام، صحبت و یا درخواست خود را بسیار مستقیم و شفاف و در عین حال مؤدبانه و مختصر بنویسید. اطناب آفت رسیدن به هدف و خواسته‌ی شماست!
• برای تأثیرگذاری بیشتر پیامتان می‌توانید اصطلاحات تخصصی و یا جملات تأثیرگذار مرتبط با محتوای پیامتان را چاشنی کار کنید!
• قدردانی فراموش نشود! نه تنها بابت وقتی که برای خواندن ایمیلتان صرف می‌کنند، بلکه برای اینکه قرار است به آن پاسخ دهند هم پیشاپیش تشکر کنید! این قدردانی‌های زودتر از موعد، گیرنده را به سمت پاسخ دادن به پیام و حتی موافقت با درخواست یا پیشنهاد شما سوق می‌دهد!
• عجول نباشید! قبل از اینکه به‌سرعت روی گزینه‌ی ارسال کلیک کنید، متن پیام را یک بار با دقت بخوانید تا از هرگونه اشتباه تایپی، نگارشی، دستوری و… جلوگیری شود!

اشتباهات رایج در ایمیل‌های تجاری و راه‌حل آن‌ها

می‌دانید چرا افراد زیادی تمایل دارند که دوره آموزش انگلیسی تجاری برای ایمیل را بگذرانند؟ چون گاهی اشتباهات رایج در نگارش یک ایمیل رسمی آینده‌ی کاری آن‌ها را نابود می‌کند! می‌پرسید چه اشتباهاتی؟

• پیچیده‌نویسی به‌منظور به رخ کشیدن سوادتان ممنوع! باورکنید که جملات ساده نشانه‌ی بی‌سوادی و جملات پیچیده نشانه‌ی دانش بالای شما نیستند. گاهی اوقات پیچیده بودن پیام شما نه تنها منظورتان را نمی‌رساند، بلکه شاید خواننده‌، متن ایمیل را حتی یک بار هم تا انتها نخواند!
• موقعیت خودتان و گیرنده‌ی پیام را به‌خوبی درک کنید! شما نمی‌توانید به مدیر یک کمپانی بزرگ به عنوان یک کارمند هرچند کاربلد ایمیل بزنید و او را Dear Ali خطاب کنید! به بیان دیگر، صمیمیت بیش از حد آسیب‌زا است.
• بعضی افراد فراموش می‌کنند که فضای پیامشان را مثبت نگه دارند. جوانب منفی را بزرگ نکنید و بیشتر بر روی جوانب مثبت پیشنهاد یا درخواست خود تمرکز کنید.
• مسائل نگارشی بسیار مهم هستند! یک اشتباه تایپی ساده می‌تواند آینده‌ی شما را از این رو به آن رو کند. بادقت بنویسید و حتی تا حد توان، علائم نگارشی را هم رعایت کنید.

قالب استاندارد ایمیل‌های کاری در محیط بین‌المللی

وقتی از قالب استاندارد صحبت می‌کنیم، منظورمان همان ساختار متن ایمیل است. یک ایمیل استاندارد از مقدمه، متن بدنه و پایان حرفه‌ای بهره می‌برد.

هرچند که با یک جستجوی ساده در جهان بدون مرز اینترنت بیش از ده‌ها ساختار و نمونه‌ی استاندارد ایمیل را می‌توانید پیدا کنید، اما دوره‌های آموزشی‌ای که برای نگارش ایمیل انگلیسی تهیه شده‌اند مانند دوره انگلیسی تجاری سفیرمال بسیار کارآمدند.

اصطلاحات و عبارات کاربردی در ایمیل‌های تجاری

برای ایجاد یک فضای امیدبخش و مثبت می‌توانید از اصطلاحاتی مانند I hope you… استفاده کنید. البته محتاط باشید تا سوء تفاهمی برای گیرنده پیش نیاید.

هنگامی که می‌خواهید اصل صحبت خود را روشن و مستقیم بیان کنید، عبارتی مانند I am writing to you about کاربردی است. همین یک عبارت به گیرنده کمک می‌کند که به‌سرعت متوجه شود شما دنبال چه هستید و هدفتان از این ایمیل چیست.

با توجه به محتوای پیام، ممکن است یکی از اصطلاحات زیر نیز به کارتان بیاید:

I am writing to ask / require / let you know / confirm / invite you to / to update you on / ask for

هرجایی که باید توجه مخاطب را دوچندان به موضوعی جلب کنید، نوشتن Please note  کمک‌کننده خواهد بود.

همچنین اگر به همراه ایمیل، عکس، فایل، سند یا هرچیز دیگری را ضمیمه می‌کنید باید به گیرنده اطلاع دهید؛ پس عبارات زیر مناسب هستند:

I’ve attached sth for your review

I am Sending you…

Please see the information below

برای بیان یک درخواست محترمانه استفاده از اصطلاحاتی همچون

Please feel welcomed

Could you please…

I’d appreciate it if you could…

It would be very helpful if you could send us/me…

بسیار تأثیرگذار خواهد بود.

اگر هم درواقع ایمیل تجاری شما مضمون ارائه‌ی خدمات بیشتر به مجموعه‌ی دیگری را دربردارد، عبارات زیر قابل توجه هستند.

I’d be happy to…

If we can be of any further assistance, please let us know

please do not hesitate to contact me

همانطور که پیش از این هم اشاره کردیم، قدردانی تأثیر بسیار مثبتی بر گیرنده می‌گذارد؛ پس به جای اینکه دائما از اصطلاح Thanks Again استفاده کنید، توقعی ایجاد کنید تا گیرنده تحت تأثیر اخلاق و ادب شما به نامه‌تان پاسخ دهد. برای این کار، می‌توانید از اصطلاح looking forward to hearing from you استفاده کنید یا اصطلاحاتی مانند:

I would appreciate your help in this matter

Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated

معرفی یک دوره کاربردی برای تقویت مهارت ایمیل‌نویسی انگلیسی

شاید حالا که متوجه جزئیات و اهمیت ایمیل تجاری انگلیسی خود شده‌اید، برایتان سؤال پیش بیاید که چطور می‌توانید تمام نکات مهم را یک جا بیاموزید! پیشنهاد ما تهیه‌ی یک دوره‌ی آموزشی جامع است. دوره‌ی شما باید تمام موارد مهم را پوشش دهد. یکی از مجموعه‌هایی که چنین محتوایی را به‌صورت ویدیویی عرضه می‌کند، مجموعه‌ی سفیرمال است.

در دوره آموزش انگلیسی تجاری برای ایمیل سفیر شما یادخواهید گرفت که:

• چگونه موضوع ایمیل را جذاب و دقیق انتخاب کنید.
• لحن مناسب و حرفه‌ای با توجه به گیرنده‌ی ایمیل چیست؟
• از اشتباهات رایجی مانند غلط‌های دستوری و تایپی، موضوع مبهم و… جلوگیری کنید.
• ساختار استاندارد شامل مقدمه، متن بدنه و پایان حرفه‌ای را به درستی بنویسید.

این دوره فقط یک ویدیوی ساده نیست؛ بلکه محتوای آن از موارد زیر تشکیل شده است:

• ویدیوی آموزشی به زبان انگلیسی
• ویدیوی آموزشی به زبان فارسی
• ویدیوهای کمک آموزشی شامل تدریس لغات و اصطلاحات کاربردی در انگلیسی تجاری
• ویدیوهای کمک آموزشی مرتبط با هر دوره
• جزوه‌ی آموزشی لغات و عبارات مورد نیاز به صورت طبقه‌بندی شده در قالب فایل pdf
• نمونه‌های موفق (Samples) به شکلpdf

سخن پایانی

شاید یکی از ناراحت‌کننده‌ترین اتفاقاتی که برای هرکسی ممکن است رخ دهد، از دست دادن یک موقعیت کاری و تجاری خوب فقط به دلیل نابلدی در نحوه‌ی نگارش ایمیل باشد. از همین رو، در این مطلب سعی کردیم تا شما را با الفبای نگارش ایمیل رسمی انگلیسی آشنا کنیم. با این حال، برای یادگیری بهتر، یک دوره آموزش انگلیسی تجاری برای ایمیل انتخاب خوبی است. پس از بررسی‌های بسیار، به نظر می‌رسد که مجموعه‌ی سفیرمال دوره‌ی خوبی را تهیه کرده است. حالا شما بگویید منتظر چه هستید؟! مسیر یادگیری با سفیرمال کوتاه شده است.