سیستم هوشمند ارجاع پرونده‌های قوه قضائیه؛ هدف از آن کاهش جانبداری و ارتقاء توزیع عادلانه پرونده‌ها می‌باشد

قوه قضائیه با آغاز به کار سامانه ارجاع هوشمند، یکی از مراحل کلیدی و تاثیرگذار در حوزه رسیدگی‌های قضایی را از روش‌های مبتنی بر تصمیم‌گیری دستی به سامانه‌ای سیستماتیک و استاندارد تبدیل کرده است. این سامانه با تجزیه و تحلیل اطلاعات و سوابق پرونده‌ها، صلاحیت‌های قضائی و وضعیت فعالیت شعب مختلف، فرایند تخصیص پرونده‌ها را به شکلی سازمان‌یافته مدیریت می‌کند. هدف از اجرای این تغییر، توزیع مناسب‌تر پرونده‌ها، محدود کردن مداخلات غیرقانونی و تسهیل نظارت دقیق‌تر بر نحوه ارجاع می‌باشد؛ تحولاتی که می‌توانند به کاهش زمان انتظار برای رسیدگی و بهبود سلامت فرایند قضایی منجر شوند.

اهمیت این تغییر زمانی بیشتر نمایان می‌شود که متوجه شویم هر پرونده پس از ثبت در سیستم قضایی باید به شعبه‌ای هدایت شود که صلاحیت رسیدگی به آن را دارد. انتخاب این شعبه تنها یک اقدام اداری ساده نیست؛ زیرا توزیع نامناسب پرونده‌ها می‌تواند منجر به افزایش بار کاری شعب و گسترش زمان رسیدگی گردد. به علاوه، وابستگی این مرحله به تصمیم‌گیری‌های موردی می‌تواند بستر مناسبی برای بروز سلیقه‌ورزی و مداخلات غیرقانونی فراهم آورد.

سامانه ارجاع هوشمند با اتکا به داده‌های ذخیره‌شده و قواعد تعریف‌شده پیشین، این فرایند را مجدداً سازماندهی می‌کند. اما این سامانه به چه نحو عمل می‌کند، چه مبنای قانونی دارد و چگونه می‌تواند به بهبود عملکرد نظام قضایی یاری رساند؟

پس از ثبت شکایت یا دادخواست و ایجاد پرونده، باید روشن شود که صلاحیت رسیدگی به این پرونده بر عهده کدام شعبه یا مرجع قضایی است. این مرحله که به عنوان ارجاع پرونده شناخته می‌شود، مستلزم بررسی مجموعه‌ای از اطلاعات از جمله موضوع پرونده، صلاحیت قانونی شعب، سوابق رسیدگی، ارتباط احتمالی با پرونده‌های دیگر و وضعیت کاری مراجع قضایی است.

در روش سنتی، بررسی این اطلاعات و انتخاب مقصد پرونده کاملاً به اقدامات انسانی وابسته بود. در ساختار جدید، سامانه با استفاده از داده‌های ثبت‌شده و اطلاعات مربوط به واحدهای قضائی، قواعد و معیارهای تعیین‌شده برای تخصیص پرونده را به کار می‌گیرد.

به عنوان مثال، در صورتی که چند شعبه صلاحیت رسیدگی به یک موضوع قضائی را داشته باشند، سامانه با ارزیابی صلاحیت شعب، تعداد پرونده‌های ارجاع‌شده یا مرتبط و وضعیت فعالیت و ظرفیت شعب، مقصد مناسب را تعیین می‌کند. بنابراین، هدف از ارجاع هوشمند، تقسیم تصادفی یا صرفاً مساوی پرونده‌ها نیست، بلکه ایجاد یک تناسب میان ویژگی‌های هر پرونده و شرایط مرجع رسیدگی‌کننده است.

در این نظام، ارجاع به صورت خودکار بر اساس قواعد خاص انجام می‌شود و تغییر پیشنهادات سامانه نیز با رعایت ضوابط پیش‌بینی‌شده میسر است. بر اساس ماده ۲۴ دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی‌شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی، در صورت اصلاح پیشنهاد سامانه توسط کاربر، علل تغییر باید ثبت گردد تا امکان بررسی و نظارت بر این تصمیم فراهم آید.

قابل ذکر است که ارجاع هوشمند لزوماً به معنای بهره‌گیری از هوش مصنوعی در تصمیم‌گیری نیست. در سیستم تعریف‌شده برای این طرح، اصل بر اجرای خودکار قواعد و معیارهای مشخص بر اساس داده‌های موجود است. به دیگر سخن، هوشمندسازی در این مرحله به معنای به کارگیری فناوری برای ساماندهی بهتر فرایند ارجاع، نه الزماً سپردن تصمیم‌گیری به الگوریتم‌های هوش مصنوعی، محسوب می‌شود.

توسعه فرایند هوشمند ارجاع پرونده‌ها در قوه قضائیه بر اساس اسناد و مقررات مرتبط با تحولات قضایی صورت گرفته است. دو سند اساسی در این راستا، دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی‌شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی و سند تحول و تعالی قوه قضائیه هستند.

۱. دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی‌شدن فرایندها و پرونده‌های قضائی

این دستورالعمل در تاریخ ۲۷ خرداد ۱۴۰۳ به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید. ماده ۱۲ آن، روش ارجاع خودکار پرونده‌ها را تعیین کرده است. طبق این ماده، ارجاع پرونده پس از مطالعه سوابق و با رعایت معیارهای زیر به‌طور خودکار انجام می‌شود:

● قواعد صلاحیت مراجع و شعب قضائی؛

● تعداد پرونده‌های ارجاع‌شده یا مرتبط؛

● فعال یا بلاتصدی بودن شعبه؛

● سایر ملاحظات مربوط به هر واحد قضایی که توسط رئیس یا معاون ارجاع در تنظیمات سامانه اعمال می‌شود.

این معیارها مؤید این حقیقت است که تخصیص پرونده‌ها صرفاً بر اساس تعداد پرونده‌های موجود در شعب انجام نمی‌گیرد و معیارهای قانونی و شرایط اجرایی هر واحد قضایی نیز دارای اهمیت است.

ماده ۲۴ همین دستورالعمل نیز چارچوبی برای نظارت بر تغییرات پیشنهاد سامانه پیش‌بینی کرده است. به این ترتیب، اگر کاربر تغییراتی در پیشنهاد سامانه ایجاد کند، باید دلیل آن را مستند کند. این موارد در اختیار روسای واحدهای قضائی قرار می‌گیرد تا مورد بازبینی قرار گیرند و در صورت لزوم، پیشنهادهای اصلاحی به مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه ارسال شوند.

بدین ترتیب، امکان مدیریت شرایط خاص فراهم می‌شود و تغییرات انجام‌شده در فرآیند ارجاع نیز قابل پیگیری و بررسی خواهد بود.

۲. سند تحول و تعالی قوه قضائیه

در سند تحول و تعالی قوه قضائیه که در تاریخ ۶ فروردین ۱۴۰۳ به تصویب رسید، هوشمندسازی فرآیندهای رسیدگی به‌عنوان یکی از محورهای اصلاح و بهبود عملکرد نظام قضائی مطرح شده است.

در بخشی از این سند به میزانی که به اینکه ارجاع پرونده‌ها به شعب باید سامان‌دهی شود، اشاره شده و بر جلوگیری از ارجاع پرونده‌های ناقص و هوشمندسازی فرآیندهای رسیدگی تأکید گردیده است.

معیارهای مدنظر برای ارجاع پرونده‌ها در این رویکرد، فراتر از صرفاً توجه به تعداد پرونده‌ها و ظرفیت شعب است. تخصص قضات، پیچیدگی و حجم پرونده‌ها، تعداد طرف‌های دعوا، مسایل مطروحه، زمان لازم برای رسیدگی، ارتباط پرونده با موارد مشابه و سوابق ارجاع از جمله مواردی هستند که در این رویکرد لحاظ شده‌اند.

این موضوع نشان‌دهنده این است که هدف از هوشمندسازی فقط توزیع کمی پرونده‌ها نیست، بلکه نیت در ایجاد تقارن بیشتر بین ماهیت پرونده‌ها و ظرفیت و تخصص مراجع رسیدگی‌کننده بوده است.

یکی از کارکردهای اصلی مورد انتظار از سامانه ارجاع هوشمند، کاهش وابستگی فرایند اختصاص پرونده‌ها به تصمیم‌گیری‌های موردی و محدودکردن زمینه‌های مداخلات غیرقانونی است.

سلامت فرایند رسیدگی تنها به مستقل بودن قاضی در صدور رأی محدود نمی‌شود. مراحل ابتدایی دادرسی نیز باید طبق ضوابط روشن و قابل نظارت انجام شود. نحوه تخصیص پرونده به شعبه مشخص، یکی از مراحل حیاتی است.

ارجاع هوشمند می‌تواند از طریق چهار مسیر به ارتقای سلامت این فرایند کمک کند:

کاهش اختیار فردی در انتخاب شعبه: زمانی که تخصیص پرونده مطابق با قواعد مشخص و اطلاعات ثبت‌شده انجام می‌شود، گزینه‌های شخصی ارجاع‌دهنده در انتخاب شعبه محدودتر خواهد شد. در نتیجه، توزیع پرونده‌ها به‌طور غیرمستقیم از وابستگی به تصمیم‌های فردی به دور می‌افتد.

محدودساختن نفوذهای نامناسب: در فرایندهای متکی بر تصمیم‌گیری دستی، ممکن است اشخاص ذی‌نفع تلاش کنند با ارتباطات یا فشارهای خارجی، پرونده‌ای را به سمت شعبه خاصی هدایت کنند. خودکارسازی ارجاع می‌تواند بستر چنین مداخلاتی را کاهش دهد، زیرا تخصیص پرونده تابع قواعد تعریف‌شده در سامانه خواهد بود.

کاهش احتمال تبعیض در توزیع پرونده‌ها: استفاده از معیارهای یکسان برای پرونده‌های دارای ویژگی‌های مشابه، امکان برخورد متفاوت با آن‌ها را بر اساس ملاحظات غیرمرتبط محدود می‌کند. این موضوع به‌ویژه در پرونده‌هایی که به دلیل حساسیت موضوع یا منافع اشخاص درگیر اهمیت بیشتری دارند، قابل توجه است.

افزایش امکان نظارت و حسابرسی: ثبت اطلاعات ارجاع و سوابق تغییرات در سامانه، امکان بررسی نحوه تخصیص پرونده‌ها را تسهیل می‌کند. در صورت مشاهده الگوریتم‌های غیرمتعارف یا بروز ابهام نسبت به نحوه ارجاع یک پرونده، سوابق ثبت‌شده می‌تواند مبنای نظارت و پیگیری قرار گیرد.

واقعیت این است که اهمیت این سازوکار صرفاً در اتوماسیون عملیات نیست؛ بلکه در تبدیل فرایند ارجاع به فرایندی است که قواعد آن روشن‌تر و اقداماتی که در آن انجام می‌گیرد قابل پیگیری‌تر باشد.

طولانی شدن فرایند رسیدگی به پرونده‌ها یکی از چالش‌های نظام قضایی است که عوامل گوناگونی نظیر بار بالای پرونده‌ها، کمبود منابع انسانی، نقص اطلاعات و تاخیر در انجام اقدامات اداری در بروز آن نقش دارند.

ارجاع هوشمند به‌تنهایی نمی‌تواند تمامی این مشکلات را حل کند، اما می‌تواند بخشی از تأخیرهای موجود در مرحله ارجاع و توزیع ناعادلانه پرونده‌ها را کاهش دهد.

یکی از مسایل تاثیرگذار در این زمینه، تمرکز ناعادلانه پرونده‌ها در شعب مختلف است. ممکن است شعبه‌ای با حجم بالای پرونده‌های در انتظار رسیدگی مواجه باشد، در حالی که شعبه‌ای دیگر با صلاحیت مشابه، توان بیشتری برای پذیرش پرونده داشته باشد. این عدم توازن می‌تواند باعث افزایش زمان انتظار برای رسیدگی شود.

سامانه ارجاع هوشمند با تحلیل تعداد پرونده‌های ارجاع‌شده و وضعیت فعالیت شعب و همچنین سایر معیارهای مربوطه، امکان توزیع مناسب‌تر پرونده‌ها را فراهم می‌کند. به‌علاوه، بررسی سوابق و پرونده‌های مشابه می‌تواند از پراکندگی غیرضروری در رسیدگی‌ها و تکرار برخی اقدامات جلوگیری کند.

علاوه بر این، انتقال خودکار اطلاعات و مدارک پرونده از مبدأ به مقصد می‌تواند بازگشت‌های اداری و اتلاف زمان در جا به جایی دستی پرونده‌ها را کاهش دهد.

به طور کلی، این سامانه می‌تواند از سه طریق به شتاب بخشیدن به رسیدگی‌ها کمک کند:

۱. کاهش زمان لازم برای تعیین شعبه رسیدگی‌کننده؛

۲. توزیع عادلانه‌تر پرونده‌ها و مدیریت بهتر بار کاری شعب؛

۳. تقلیل تأخیرهای ناشی از انتقال دستی پرونده‌ها و شناسایی سوابق مرتبط.

ارجاع هوشمند پرونده‌ها، با تصمیم‌گیری در مورد ماهیت دعوا یا صدور رأی قضائی، متفاوت است. وظیفه سامانه، تخصیص پرونده به شعبه‌ای است که متناسب با ویژگی‌های پرونده و ضوابط قانونی می‌باشد. بررسی ادله، ارزیابی دفاعیات، تفسیر قوانین و صدور رأی همچنان در صلاحیت مقام قضائی قرار دارد.

بر این اساس، هدف از هوشمندسازی این مرحله، جایگزینی فناوری در مقابل قضاوت انسانی نیست؛ بلکه هدف بهره‌گیری از فناوری به‌منظور ساماندهی بهتر فرایندهای اداری و مقدماتی دادرسی است.

همچنین، باید تمایزاتی میان ارجاع هوشمند پرونده به شعب و ارجاع هوشمند به کارشناسان رسمی دادگستری قائل شد. این دو فرایند مستقل از هم هستند که هرکدام در حیطه تحول قضایی مورد توجه قرار گرفته‌اند، اما معیارها و سازوکارهای اجرایی آن‌ها متفاوت است.

ایجاد این سامانه به‌تنهایی به معنای اجرای تمام اهداف آن نیست. اثربخشی واقعی ارجاع هوشمند وابسته به کیفیت قواعد، دقت داده‌ها و نظارت مداوم بر عملکرد سامانه است.

برای مثال، در صورتی که اطلاعات مربوط به ظرفیت شعب به‌روز نباشد یا معیارهای تخصیص پرونده به درستی تعیین نشده باشند، ممکن است سامانه به توزیع ناعادلانه پرونده‌ها منجر شود.

از این رو، چندین عامل برای تحقق اهداف این طرح اهمیت دارند:

● شفافیت معیارهای ارجاع: قواعد و شاخص‌هایی که مبنای انتخاب شعبه هستند باید غیرویکنند و قابل بررسی باشند.

● نظارت بر تغییرات سامانه: اصلاح پیشنهاد سامانه باید با ثبت دلیل و قابلیت بررسی توسط مراجع ذی‌ربط همراه باشد.

● صحت و به‌روزرسانی اطلاعات: داده‌های مرتبط با صلاحیت، تخصص، موجودی و وضعیت فعالیت شعب باید دقیق و به‌روز باشند.

● ارزیابی مستمر فعالیت: تأثیر سامانه بر توزیع پرونده‌ها، زمان ارجاع و میزان مداخلات دستی باید به‌صورت دوره‌ای سنجیده شود.

● رسیدگی به موارد استثنایی: برای شرایطی که ارجاع خودکار به دلیل محدودیت‌های قانونی یا اجرایی با مشکل مواجه می‌شود، باید یک سازوکار مشخص برای اصلاح و تصمیم‌گیری پیش‌بینی شود.

در جلسه بررسی طرح تحول ارجاع هوشمند پرونده‌های قضایی که در تاریخ ۲۷ مهر ۱۴۰۵ برگزار شد، حمزه خلیلی، معاون اول قوه قضائیه، بر ضرورت ارزیابی اثرات حقیقی این طرح تأکید کرد. به‌دنبال این نگرش، موفقیت سامانه نباید صرفاً با آمار عملکرد قضاوت شود؛ بلکه کاهش نابرابری و اعمال سلیقه در ارجاع و افزایش رضایت مردم از فرآیند رسیدگی هم باید ناظر باشد.

این امر اهمیت ارزیابی مستمر را نمایان می‌سازد. برای سنجش میزان اثربخشی سامانه، باید مشخص شود که اجرای آن تا چه حد توانسته توزیع پرونده‌ها را متوازن‌تر کند، زمان ارجاع را کاهش دهد و امکان نظارت بر تصمیمات مرتبط با تخصیص پرونده را فزونی بخشد.

ارجاع هوشمند پرونده‌ها را می‌توان به عنوان یکی از اقدامات زیرساختی برای تقویت بهره‌وری و سلامت نظام اداری و قضایی دانست. اهمیت این تحول در اصلاح یکی از مراحل اثرگذار در روند رسیدگی مشهود است؛ مرحله‌ای که نحوه انجام آن می‌تواند بر سرعت رسیدگی، توزیع بار کاری شعب و اعتماد عمومی به بی‌طرفی فرایند قضایی تأثیرگذار باشد.

خودکارسازی ارجاع بر اساس معیارهای تعریف‌شده، مداخله‌های غیرقانونی را محدود می‌کند و ثبت سوابق و تغییرات سامانه زمینه نظارت و بررسی نحوه تخصیص پرونده‌ها را تقویت می‌کند. همچنین، توزیع متوازن‌تر پرونده‌ها و انتقال خودکار اطلاعات می‌تواند تأخیرهای اداری را کاهش دهد.

با این وجود، دستیابی به این اهداف به کیفیت اجرای سامانه، دقت داده‌ها و استمرار نظارت بر عملکرد آن وابسته است. از این منظر، ارجاع هوشمند تنها جایگزینی یک روش دستی با ابزاری دیجیتال نیست؛ بلکه تلاشی برای ضابطه‌مند ساختن یکی از مراحل حیاتی نظام قضایی و افزایش شفافیت و فراهم آوردن زمینه رسیدگی منظم‌تر به پرونده‌هاست.