راهنمای جامع و تصویری ثبت سفارش خودرو برای ایرانیان ساکن در خارج از کشور

مرحله اول: انجام مراحل ابتدایی در سامانه کنسولی میخک

اولین و از همه مهم‌ترین گام برای هر درخواست‌دهنده، درج اطلاعات در سامانه مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی (میخک) به آدرس mikhak.mfa.gov.ir می‌باشد. در این مرحله، افراد می‌بایست به بخش مشخص شده مراجعه کرده و جزئیات مربوط به خودروی خود را ثبت کنند. پس از ارسال آنلاین درخواست، در صورت نیاز و بسته به شرایط کشور مبدأ، متقاضی باید با مدارک کاغذی به سفارت یا کنسولگری ایران مراجعه نماید. این فرآیند برای تأیید تابعیت ایرانی و تأیید اقامت در خارج از کشور ضروری است. بعد از تأیید نهایی در این سامانه، اطلاعات به طور سیستمی و هوشمند به سامانه جامع تجارت منتقل خواهد شد تا مراحل بعدی به سادگی انجام گیرد.

نکات اساسی در انتخاب خودرو قبل از ثبت در میخک

ایران‌نشینان محترم باید توجه داشته باشند که پیش از هرگونه اقدام، خودروی انتخابی باید شرایط خاصی را دارا باشد. بر اساس قوانین، خرید خودرو باید قبل از تاریخ ۱۲ آذرماه ۱۴۰۴ انجام شود تا مالکیت فرد تأیید گردد. همچنین برند و مدل خودرو باید به‌دقت مطابق با فهرست اعلامی وزارت صنعت، معدن و تجارت باشد. واردات خودروهای آمریکایی و همچنین خودروهای با فرمان راست به‌طور جدی ممنوع است و در صورتی که این نوع خودروها انتخاب شوند، درخواست در مراحل بعدی توسط کارشناسان رد خواهد شد.

مرحله دوم: ثبت‌نام و تأیید هویت در سامانه جامع تجارت

پس از تکمیل مراحل کنسولی، متقاضی باید در سامانه جامع تجارت (NTSW.ir) ثبت‌نام نماید. نکته‌ای که برای ایرانیان خارج کشور باید مورد توجه قرار گیرد این است که دسترسی به این وب‌سایت تنها با IP متعلق به ایران امکان‌پذیر است؛ بنابراین، استفاده از ابزارهای تغییر IP برای دسترسی امن به شبکه داخلی لازم می‌باشد. در فرم ثبت‌نام، باید اطلاعات هویتی باید دقیقاً همانند کارت ملی وارد گردد. یکی از چالش‌های کاربران در این مرحله، شماره تلفن همراه و کد پستی است؛ طبق قوانین سامانه، باید به‌طور حتم از شماره تلفن همراه ایرانی (به نام خود فرد) و کد پستی معتبر داخل کشور استفاده شود.

مدیریت حساب کاربری و حفظ امنیت در ورود

پس از ثبت‌نام، کاربر باید کلمه عبوری پیچیده (شامل حداقل ۱۲ کاراکتر، حروف بزرگ و کوچک، عدد و علامت) انتخاب کند. این سامانه برای افزایش سطح امنیت، امکان رمز دو عاملی را فراهم آورده است که در صورت فعال‌سازی، با هر بار ورود یک پیامک تأیید برای فرد ارسال می‌شود. همچنین کاربران باید آگاه باشند که سامانه اجازه ورود همزمان بیش از یک نفر به یک حساب کاربری را نمی‌دهد و در صورت بروز پیامی تحت عنوان “کاربر آنلاین”، باید از دستگاه‌های قبلی خارج شوند. در صورت نیاز به ویرایش آدرس یا شماره تلفن در آینده، این امکان از طریق قسمت “مدیریت حساب کاربری” فراهم خواهد بود.

مرحله سوم: دریافت نقش و استعلام مجوز موردی

در این مرحله، متقاضی باید به عنوان “پایه حقیقی” وارد سامانه شده و به بخش “عملیات پایه” و سپس “بارگذاری صلاحیت‌ها” مراجعه نماید. در سربرگ “استعلام مجوز موردی”، نوع مجوز باید به‌عنوان “مجوز موردی واردات خودروی ایرانیان مقیم خارج کشور” انتخاب و گزینه استعلام را کلیک کند. در صورتی که مراحل سامانه میخک به‌درستی طی شده باشد، سامانه جامع تجارت به‌طور خودکار اطلاعات را بازخوانی کرده و موفقیت استعلام را اعلام می‌نماید. پس از این مرحله، یک نقش جدید تحت عنوان “مجوز موردی” به فهرست نقش‌های کاربر افزوده می‌شود که تنها با استفاده از این نقش می‌توان ثبت سفارش را انجام داد.

رفع مشکلات پدید آمده در استعلام مجوز

در صورتی که استعلام مجوز با خطا مواجه شود، کاربران می‌توانند از بخش “ثبت و پیگیری مشکل” در بالای صفحه سمت چپ استفاده کنند. باید دقت کرد که تیکت ارسالی حتماً در گروه مربوطه (مثل عملیات پایه) ثبت گردد تا توسط کارشناسان فنی در کوتاه‌ترین زمان ممکن بررسی شود. لازم به ذکر است که تا زمانی که این مجوز تأیید نشود، امکان ورود به مراحل عملیاتی ثبت سفارش وجود نخواهد داشت.

مرحله چهارم: جستجو یا ثبت شناسه کالا (Shenase Kala)

هر خودرویی که قصد واردات آن را دارید، باید دارای یک شناسنامه دیجیتال یا همان شناسه کالا باشد. متقاضی ابتدا باید از منوی “عملیات شناسه کالا” و بخش “جستجوی کالا”، بررسی کند که آیا پیشتر برای خودروی او با مشخصات فنی صحیح، شناسه‌ای صادر شده است یا خیر. اگر شناسه موجود باشد، باید از همان استفاده شود. اما در صورت نبود، متقاضی می‌بایست از گزینه “ثبت کالای جدید” بهره ببرد. در این فرآیند، انتخاب سرفصل صحیح، ورود کدهای بین‌المللی (VIN یا GTIN) و تکمیل فیلدهای الزامی مانند حجم موتور و سال ساخت ضروری است.

تکمیل شناسنامه فنی خودرو

در زمان ثبت شناسه کالا، توجه به HS CODE (شماره تعرفه گمرکی) از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا این کد تعیین‌کننده حقوق ورودی و ضوابط فنی می‌باشد. همچنین کاربر باید واحد شمارش اصلی (معمولاً دستگاه یا عدد) را انتخاب کند و در صورت نیاز، تصاویر یا کاتالوگ خودرو را در قسمت “پیوست” بارگذاری نماید. پس از ثبت نهایی، شناسنامه کالا صادر شده و یک کد ۱۳ رقمی در دسترس کاربر قرار می‌گیرد که در مرحله ثبت سفارش به آن نیاز خواهد بود.

مرحله پنجم: تشکیل پرونده ثبت سفارش (Order Registration)

با در اختیار داشتن شناسه کالا، کاربر باید نقش خود را به “بازرگان حقیقی” یا “مجوز موردی” تغییر دهد و از منوی “عملیات تجارت خارجی”، گزینه “مدیریت پرونده ثبت سفارش” را انتخاب کند. با کلیک بر روی “پرونده جدید”، فرآیند ورود اطلاعات آغاز خواهد شد. این فرآیند شامل پنج سربرگ اصلی است: اطلاعات پرونده، گمرکی و حمل و نقل، مالی و بانکی، کالاهای پرونده و در نهایت مستندات.

جزئیات حمل و نقل و مالی در پرونده

در بخش گمرکی، ضروری است نوع قرارداد (Incoterms)، مرز ورودی، گمرک مقصد و روش حمل (هوایی، دریایی، جاده‌ای یا ریلی) به‌وضوح مشخص گردد. در بخش مالی، مبلغ کل پیش‌فاکتور (Proforma) باید به‌دقت وارد شود. نکته‌ای که اهمیت دارد این است که نوع عملیات ارزی باید بر روی گزینه “بند ۹ ماده ۳۸ – واردات خودروی ایرانیان ساکن خارج” تنظیم گردد. در سربرگ کالاهای پرونده نیز، شناسه کالایی که در مرحله قبل به‌دست آمده بود، بازیابی می‌شود.

مرحله ششم: استعلام ضوابط و درخواست مجوزهای فنی

پس از ثبت اولیه پرونده، وضعیت آن به “جدید” تغییر می‌کند. در این مرحله، کاربر باید گزینه “استعلام ضوابط” را انتخاب نماید. سامانه به‌طور خودکار بررسی می‌کند که آیا خودرو با قوانین فعلی کشور تناقض دارد یا خیر. اگر وضعیت به “استعلام شده” تغییر یابد، به این معنا است که ضوابط اولیه تأیید شده‌اند و اکنون نوبت به “درخواست مجوز” می‌رسد. پرونده به‌طور سیستماتیک برای سازمان‌های ذی‌ربط (مانند دفتر صنایع خودرو وزارت صمت) ارسال می‌شود تا بررسی نهایی انجام گیرد.

پیگیری وضعیت مجوزها

متقاضی می‌تواند از منوی “مدیریت مجوزها”، آخرین وضعیت پاسخ سازمان‌ها را مشاهده کند. اگر سازمانی درخواست را رد کند، علت آن در بخش “پیام سازمان” قابل مشاهده است و کاربر باید پس از رفع ایرادات، پرونده را ویرایش و دوباره ارسال نماید. هنگامی که همه سازمان‌ها وضعیت را به “تأیید” تغییر دهند، وضعیت پرونده در سامانه جامع تجارت به “آماده ثبت سفارش” تغییر خواهد کرد.

مرحله هفتم: پرداخت کارمزد و اخذ کد نهایی ۸ رقمی

در مرحله پایانی، بعد از کلیک بر روی “درخواست ثبت سفارش”، پرونده به مرحله “آماده پرداخت کارمزد” می‌رسد. کاربر باید مبلغ کارمزد را که بر اساس ارزش ریالی پرونده (تقسیم بر ۲۰۰۰) محاسبه می‌شود، از طریق درگاه آنلاین پرداخت کند. لازم به ذکر است که حداقل مبلغ کارمزد معادل ریالی ۱۰۰ یورو است و کاربر فقط ۱۵ روز برای پرداخت آن زمان دارد. پس از پرداخت موفق، یک کد ۸ رقمی منحصربه‌فرد تحت عنوان “شماره ثبت سفارش” به‌دست می‌آید. با داشتن این کد، خودرو اجازه ورود به گمرکات کشور و آغاز پروسه ترخیص را خواهد داشت.

“تمامی مراحل فوق به‌صورت الکترونیکی و بدون نیاز به مراجعه حضوری به وزارت صمت طراحی شده است؛ لذا توجه به وارد کردن اطلاعات در هر مرحله، از اتلاف وقت و رد درخواست پیشگیری می‌کند.”